Digitalisering kan hjælpe små og mellemstore virksomheder med at bruge mindre tid på gentagelser og få bedre styr på den daglige drift. Det kræver ikke nødvendigvis en ny webshop eller et omfattende it-projekt. For en tømrervirksomhed kan første skridt være en fælles kalender med opgaver og adresser. For en grossist kan det være at samle lageroplysninger ét sted, så medarbejderne slipper for at ringe rundt for at finde en bestemt vare. Udgangspunktet er en konkret opgave, som et digitalt værktøj kan løse.

Hvad digitalisering betyder for en mindre virksomhed

Digitalisering betyder grundlæggende, at oplysninger og arbejdsgange flyttes fra papir eller manuelle rutiner til digitale løsninger. Et tilbud, der tidligere blev skrevet i hånden, kan eksempelvis oprettes i et system, hvor kundens adresse og de aftalte priser allerede ligger. Et digitalt kundekort kan rumme både kontaktoplysninger og en webadresse, eksempelvis gs13.de, så medarbejderne har oplysningerne samlet. Når kunden accepterer, kan oplysningerne bruges igen på ordren og senere på fakturaen. Medarbejderen behøver altså ikke at skrive det samme flere gange.

Der er dog forskel på at gemme noget digitalt og at ændre selve arbejdsgangen. En indscannet arbejdsseddel er digital, men nogen skal stadig læse den og taste timerne ind. Registrerer medarbejderen i stedet timer direkte på opgaven fra sin telefon, forsvinder et manuelt mellemled. Det er ofte her, den praktiske værdi ligger. Ikke fordi en skærm i sig selv er bedre end papir, men fordi oplysningerne kan bruges videre uden en ny indtastning.

For mindre virksomheder kan digitalisering også gøre det nemmere at overtage hinandens opgaver. Når en kunde ringer om en levering, kan den, der tager telefonen, se status uden først at finde den kollega, som modtog ordren. Det forudsætter, at oplysningerne bliver registreret løbende. Et system med gamle eller mangelfulde oplysninger kan skabe mere forvirring end den notesbog, det skulle erstatte.

Begynd derfor med at se på virksomhedens opgaver som en sammenhængende kæde. En henvendelse bliver til et tilbud, et tilbud bliver til en ordre, og en afsluttet ordre bliver til en faktura. Hele kæden behøver ikke at blive ændret på én gang. Afklar først, hvor oplysningerne kommer fra, hvem der bruger dem, og hvor de i dag går i stå.

Find den første opgave til digitalisering

Den første opgave bør være afgrænset og tage udgangspunkt i et tydeligt problem. Formuleringen »vi skal være mere digitale« fortæller ikke, hvad der skal ske på mandag. »Vi skal kunne finde alle accepterede tilbud uden at lede i tre indbakker« er langt mere anvendelig. Her kan du både beskrive problemet, udpege brugerne og bagefter vurdere, om løsningen virker.

Følg en almindelig opgave fra start til slut. Spørg medarbejderne, hvor de venter, leder eller indtaster noget igen. Måske bliver kørselsadresser sendt som beskeder, mens ændringer kun bliver givet over telefonen. Måske ligger varebestillinger i et regneark på én bestemt computer. Skriv de enkelte trin ned med almindelige ord. Du behøver hverken et særligt tegneprogram eller tekniske begreber for at få øje på et unødvendigt mellemled.

Vælg derefter et mål, der passer til opgaven. Det kan være, at alle aktive ordrer skal kunne findes i samme system, eller at en faktura skal være klar senest arbejdsdagen efter, at en opgave er afsluttet. Vil du måle tidsforbruget, så registrer først, hvor længe arbejdet tager i dag. Hvis tre medarbejdere hver bruger ti minutter om dagen på at lede efter oplysninger, svarer det til to en halv time på en arbejdsuge med fem dage. Det er et regneeksempel, som skal erstattes af virksomhedens egne observationer.

Afprøv løsningen i lille skala. Lad eksempelvis to medarbejdere bruge den til én type opgave i en aftalt periode. Notér både det, der fungerer, og de situationer, hvor de vender tilbage til papir eller private beskeder. Den slags omveje kan vise, at en funktion er besværlig, at ansvaret er uklart, eller at oplæringen mangler et konkret eksempel fra arbejdsdagen.

Vælg værktøjer ud fra behov og samlede udgifter

Når problemet er beskrevet, bliver det mere overskueligt at vurdere forskellige løsninger. Start med en kort liste over nødvendige funktioner. Et firma med montører har måske brug for tidsregistrering på telefonen, billeder fra opgaven og adgang til kundens adresse. En mindre handelsvirksomhed kan have større behov for at holde styr på lagerbeholdning og genbestilling. Funktioner, som ingen skal bruge, bør ikke styre valget.

Bed om at få vist en hel arbejdsopgave i systemet. Opret en prøvekunde, lav en ordre, ret en fejl, og find oplysningerne igen. Undersøg også, hvordan arbejdet foregår på den telefon eller computer, medarbejderne faktisk bruger. En løsning kan se overskuelig ud på en stor skærm og være besværlig på en telefon ude hos kunden. Prøven skal ligne hverdagen, ikke blot være en flot præsentation.

Prisen omfatter mere end abonnementet. Der kan være udgifter til oprettelse, overførsel af oplysninger, oplæring og tilkobling til andre programmer. Medregn også medarbejdernes tid. Som et rent regneeksempel koster seks brugeradgange til 150 kr. om måneden tilsammen 900 kr. om måneden før eventuelle tillæg. Kontrollér, om de oplyste priser er med eller uden moms, og om bestemte funktioner kræver et dyrere abonnement.

Spørg desuden, hvordan du får virksomhedens oplysninger ud igen. Kan kundelisten og ordrehistorikken eksporteres i et format, som andre programmer kan læse? Hvad sker der ved opsigelse, og hvor længe har du adgang til materialet? Få svarene skriftligt. Binding, betalingsvilkår og muligheder for at skifte leverandør er en del af købet, selv om de fylder mindre i den første demonstration. Du bør også vide, hvem du kontakter, hvis systemet ikke virker midt i arbejdstiden.

Giv medarbejdere og oplysninger en fast plads i planen

Et nyt værktøj ændrer sjældent noget alene. Medarbejderne skal vide, hvilke oplysninger de skal registrere, hvornår det skal ske, og hvem der følger op. Hvis den ene skriver arbejdstimer efter hvert besøg, mens den anden venter til fredag, kan kontoret stadig mangle grundlaget for fakturering. Aftal derfor få, tydelige rutiner, som passer til den måde, arbejdet bliver udført på.

Oplæringen bør tage udgangspunkt i konkrete handlinger. Vis, hvordan en medarbejder finder dagens opgaver, tilføjer et billede og retter en forkert registrering. Lad derefter medarbejderen prøve selv. Udpeg en person, som samler spørgsmål og holder kontakt med leverandøren. Afsæt tid til arbejdet, så hjælpen ikke afhænger af, hvem der tilfældigvis har en ledig stund.

Adgangen til oplysninger skal også planlægges. Alle behøver ikke at kunne se løn, ændre priser eller hente hele kunderegisteret. Brug personlige konti frem for et fælles login, og slå totrinsbekræftelse til, hvor løsningen tilbyder det. Det betyder typisk, at login kræver både en adgangskode og en ekstra bekræftelse. Aftal samtidig, hvem der lukker adgangen, når en medarbejder stopper, og hvordan relevante kolleger får adgang til nødvendige oplysninger ved sygdom eller ferie.

Behandler systemet personoplysninger, skal virksomheden afklare sine forpligtelser efter databeskyttelsesreglerne, herunder behovet for en databehandleraftale med leverandøren. Undersøg også sikkerhedskopiering og muligheden for at gendanne oplysninger. Et abonnement er ikke i sig selv en garanti for, at slettede filer kan hentes tilbage. Lav desuden en enkel nødprocedure. Hvor registrerer medarbejderne dagens opgaver, hvis forbindelsen svigter, og hvem sørger bagefter for, at oplysningerne kommer ind det rigtige sted?

Skal alle gamle oplysninger flyttes med?

Nej, begynd med at afklare, hvilke oplysninger der bruges i det daglige, og hvilke der skal opbevares efter gældende regler. Ryd op i dubletter og forældede kontaktoplysninger før flytningen, og aftal særskilt, hvordan nødvendigt arkivmateriale fortsat kan findes. Afprøv gerne overførslen med et mindre udvalg, så I kan kontrollere, om eksempelvis adresser, datoer og ordrenumre havner i de rigtige felter.

Hvornår kan det gamle system lukkes?

Luk først det gamle system, når de relevante oplysninger er kontrolleret, og medarbejderne har gennemført de nødvendige opgaver i den nye løsning. Aftal en konkret skæringsdato for nye registreringer, så der ikke opstår to forskellige versioner af samme ordre. Kontrollér også, at eventuelt arkivmateriale kan åbnes og læses uden adgang til det gamle system, før abonnementet opsiges.